Văn phòng đại diện là gì? khái niệm, đặc điểm, thủ tục thành lập

Một khi công ty được thành lập và đi vào hoạt động. Việc thành lập văn phòng đại diện là cần thiết đối với các công ty tập trung mạnh vào mạng lưới bán lẻ. Công ty có quyền thành lập các cơ quan đại diện trong và ngoài nước. Cùng Koworking giải đáp câu hỏi trên: “Văn phòng đại diện là gì?” ở bài viết phía dưới này nhé!!!

Vậy văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ vào khoản 2 điều 44 luật doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện (VPĐD)là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

 

Một doanh nghiệp được thành lập tối đa bao nhiêu văn phòng đại diện

Căn cứ khoản 1 điều 45 Luật doanh nghiệp 2020: “Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, VPĐD ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, VPĐD tại một địa phương theo địa giới hành chính“.

Như vậy là không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện.

Đặc điểm của một văn phòng đại diện 

Một số đặc điểm của văn phòng đại diện như: Tên văn phòng đại diện, tư cách pháp nhân, chức năng…

Tên văn phòng đại diện là gì?

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Tên của văn phòng đại diện phải mang tên công ty và phải có “Văn phòng đại diện”. Văn phòng đại diện phải được ghi trên giấy tờ giao dịch, tài liệu, ấn phẩm của văn phòng chi nhánh, cơ quan phát hành hoặc gắn với trụ sở của văn phòng đại diện, được in hoặc viết bằng phông chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty.

Và là đơn vị phụ thuộc công ty nên văn phòng đại diện có không tư cách pháp nhân.

Chức năng của văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”. Do đó, văn phòng đại diện không tự thực hiện công việc. Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng, nhiệm vụ ủy quyền cho các hoạt động bảo vệ lợi ích của công ty.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện chi tiết

Thành phần hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện được quy định như sau:

Trường hợp công ty cổ phần thành lập văn phòng đại diện trong nước

• các hoạt động của văn phòng đại diện. Mẫu tại Phụ lục II-11 ban hành kèm theo thông tư 20/2015 / TTBKHĐT.
• Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Bản sao hợp lệ biên bản họp hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Bản sao hợp lệ nghị quyết bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Bản sao hợp lệ một trong các chứng minh nhân dân của lãnh đạo trụ sở chính. Người đại diện và người được ủy quyền làm thủ tục:

– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng.

– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

• Đơn đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký công ty cho cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài. Công ty hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc văn bản pháp luật tương đương chưa bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh để được đăng ký kinh doanh thay thế.
• Giấy ủy quyền cho người gửi yêu cầu và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo ủy quyền.

Trường hợp công ty đặt văn phòng đại diện ở nước ngoài

Đối với công ty thường xuyên có đối tác nước ngoài thì phải đặt văn phòng đại diện ở nước ngoài.

• Thông báo về việc thành lập Văn phòng đại diện của Việt Nam ở nước ngoài Mẫu tại Phụ lục II-12 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015 / TTBKHĐT.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận văn phòng đại diện của công ty hoặc tài liệu tương đương.
• Giấy ủy quyền cho người đến nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao hợp lệ một trong các loại giấy chứng minh nhân dân của người được ủy quyền làm thủ tục (nếu có):

– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng.

– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ thay hộ chiếu còn giá trị sử dụng ở nước ngoài.

Nơi nộp hồ sơ

• Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi những văn phòng đại diện đặt trụ sở.
• Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở, khi thực hiện việc thông báo văn phòng đại diện lập ở nước ngoài.

Thời hạn giải quyết

Trong thời hạn ba ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trên đây là một số thông tin mà đội ngũ Koworking muốn chia sẻ với các startup trẻ. Mong là bài viết đã cung cấp cho bạn thêm những thông tin hữu ích.

Và nếu các bạn muốn tìm kiếm một nơi cho thuê văn phòng uy tín, chất lượng thì hãy liên hệ ngay với Koworking bằng những cách dưới đây để được nhân viên của chúng tôi tư vấn tìm ra phương án hoàn hảo nhất.

• Địa chỉ: Tầng 3, toà nhà Hesco, 135 Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội (Đối diện HV Bưu chính Viễn Thông, cạnh ĐH Kiến Trúc).
• Hotline: 08989 94848
• website: www.koworking.net
• Facebook: https://www.facebook.com/Koworking.net/